Stand: 24.04.2026

Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt ausschließlich für die Nutzung unserer Moodle-Lernplattform bzw. unseres Learning-Management-Systems (LMS) unter lms.ibis-ev.de sowie für das damit verbundene Videokonferenzsystem BigBlueButton (meet.ibis-ev.de).

Aus technischen Gründen kann diese Datenschutzerklärung auch über unsere allgemeine Website angezeigt oder bereitgestellt werden. Sie bezieht sich jedoch nicht auf die sonstige Nutzung dieser Website, sondern ausschließlich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem LMS und BigBlueButton.

Für die allgemeine Website, deren Inhalte, Kontaktfunktionen oder sonstige dort eingebundene Dienste gilt gegebenenfalls eine gesonderte Datenschutzerklärung.

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Website bzw. unsere Moodle-Lernplattform besuchen und nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie der nachfolgenden Datenschutzerklärung.

Datenerfassung auf dieser Website und Moodle-Lernplattform

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website und Moodle-Lernplattform erfolgt durch den Betreiber der Plattform. Die Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur verantwortlichen Stelle“ in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben, bei der Registrierung angeben, in Moodle hochladen oder innerhalb von Kursen, Foren, Aufgaben, Tests, Chats oder Videokonferenzen bereitstellen.

Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website bzw. bei der Nutzung von Moodle durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten, z. B. Internetbrowser, Betriebssystem, IP-Adresse, Uhrzeit des Seitenaufrufs, Login-Zeitpunkte und aufgerufene Seiten oder Aktivitäten.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website und der Moodle-Lernplattform zu gewährleisten. Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Bereitstellung und Durchführung digitaler Lernangebote, zur Verwaltung von Nutzerkonten, zur Kommunikation innerhalb von Kursen, zur Abgabe und Bewertung von Aufgaben und Tests, zur Dokumentation von Lernfortschritten sowie zur Sicherstellung der IT-Sicherheit.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.

2. Hosting

Wir hosten die Inhalte unserer Website, unserer Moodle-Lernplattform sowie das eingesetzte Videokonferenzsystem BigBlueButton bei folgendem Anbieter:

Hetzner

Anbieter ist die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland.

Die Website, die Moodle-Lernplattform und BigBlueButton werden auf Servern in Deutschland betrieben. Die Verwendung von Hetzner erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen, sicheren und performanten Bereitstellung unserer Website, Moodle-Lernplattform und Videokonferenzfunktionen.

Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Hetzner: https://www.hetzner.com/de/legal/privacy-policy/

Auftragsverarbeitung

Wir haben mit Hetzner einen Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass Hetzner personenbezogene Daten nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie diese Website oder Moodle-Lernplattform benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet, z. B. bei der Kommunikation per E-Mail, Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website und Moodle-Lernplattform ist:

IBIS – Interkulturelle Arbeitsstelle für Forschung, Dokumentation, Bildung und Beratung e.V.
Klävemannstraße 16
26122 Oldenburg

Telefon: +49 441/920582-10
E-Mail: info@ibis-ev.de

Vertreten durch: Geschäftsführer Uwe Erbel

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.

IBIS – Interkulturelle Arbeitsstelle für Forschung, Dokumentation, Bildung und Beratung e.V.
Klävemannstraße 16
26122 Oldenburg

Telefon: +49 441/920582-10
E-Mail: datenschutz@ibis-ev.de

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben, z. B. steuer-, handels-, schul-, prüfungs- oder dokumentationsrechtliche Aufbewahrungsfristen. Im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Sofern Sie in die Speicherung von Cookies oder in den Zugriff auf Informationen in Ihr Endgerät eingewilligt haben, erfolgt die Datenverarbeitung zusätzlich auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Soweit die Datenverarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO. Dies kann insbesondere bei öffentlichen Bildungseinrichtungen relevant sein.

Darüber hinaus kann die Datenverarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen, insbesondere zur sicheren, stabilen und funktionsfähigen Bereitstellung unserer Website und Moodle-Lernplattform.

Konkretisierung der Rechtsgrundlagen für unsere Moodle-Lernplattform

Die Verarbeitung im Rahmen der Moodle-Lernplattform erfolgt überwiegend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Plattform zur Durchführung eines Vertrags, Kurses oder Bildungsangebots genutzt wird.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Tätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen internen und externen Stellen zusammen. Dabei kann eine Übermittlung personenbezogener Daten erforderlich sein. Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind, wenn wir ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Weitergabe haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt.

Empfänger personenbezogener Daten können insbesondere sein:

• Administratorinnen und Administratoren der Moodle-Plattform,
• Lehrende, Kursverantwortliche und betreuende Personen,
• interne Verwaltungsstellen, soweit erforderlich,
• technische Dienstleister und Hosting-Anbieter, insbesondere Hetzner,
• Behörden oder andere Stellen, sofern eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir personenbezogene Daten nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung

WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR EIN AUF DIESE BESTIMMUNGEN GESTÜTZTES PROFILING.

WENN SIE WIDERSPRUCH EINLEGEN, WERDEN WIR IHRE BETROFFENEN PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN.

WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, SO HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN. WENN SIE WIDERSPRECHEN, WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN ANSCHLIESSEND NICHT MEHR ZUM ZWECKE DER DIREKTWERBUNG VERWENDET.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Da unsere Organisation ihren Sitz in Niedersachsen hat, ist grundsätzlich folgende Aufsichtsbehörde zuständig:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover

Postanschrift:
Postfach 221
30002 Hannover

Telefon: 0511 120-4500
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
Website: https://www.lfd.niedersachsen.de/

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung. Außerdem haben Sie gegebenenfalls ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht insbesondere in folgenden Fällen:

• Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten.
• Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig erfolgt.
• Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen.
• Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen.

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder aus anderen gesetzlich zulässigen Gründen verarbeitet werden.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

4. Datenerfassung auf dieser Website und Moodle-Lernplattform

Cookies

Unsere Website und Moodle-Lernplattform verwenden Cookies. Cookies sind kleine Datenpakete, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Sie richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an.

Moodle verwendet insbesondere technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Lernplattform erforderlich sind. Dazu gehört insbesondere ein Session-Cookie, häufig mit der Bezeichnung MoodleSession. Dieses Cookie ist erforderlich, damit Sie während der Nutzung angemeldet bleiben und beim Wechsel zwischen verschiedenen Seiten der Plattform korrekt erkannt werden.

Je nach Konfiguration kann Moodle zusätzlich ein Cookie verwenden, das den Benutzernamen im Browser speichert, um die Anmeldung zu erleichtern. Dieses Cookie ist nicht zwingend erforderlich und kann in der Regel über den Browser gelöscht werden.

Bei der Nutzung von BigBlueButton können ebenfalls technisch notwendige Cookies oder vergleichbare technische Informationen verarbeitet werden, soweit dies für die Bereitstellung der Videokonferenzfunktion erforderlich ist.

Technisch notwendige Cookies werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert, sofern keine andere Rechtsgrundlage angegeben wird. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien und sicheren Bereitstellung unserer Dienste. Soweit Cookies oder vergleichbare Technologien auf Ihrem Endgerät gespeichert werden oder auf Informationen Ihres Endgeräts zugegriffen wird, erfolgt dies nach Maßgabe des TDDDG.

Sofern eine Einwilligung zur Speicherung von Cookies oder vergleichbaren Wiedererkennungstechnologien abgefragt wird, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage dieser Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Wir setzen keine Cookies oder vergleichbaren Technologien zu Werbe- oder Trackingzwecken ein, sofern dies nicht ausdrücklich in dieser Datenschutzerklärung angegeben und gegebenenfalls eine Einwilligung eingeholt wurde.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website und Moodle-Lernplattform eingeschränkt sein.

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind insbesondere:

• Browsertyp und Browserversion,
• verwendetes Betriebssystem,
• Referrer-URL,
• Hostname des zugreifenden Rechners,
• Uhrzeit der Serveranfrage,
• IP-Adresse.

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen, soweit dies nicht zur Aufklärung von Missbrauchs- oder Sicherheitsvorfällen erforderlich ist.

Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung, der Optimierung und der Sicherheit unserer Website und Moodle-Lernplattform.

Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter, sofern keine gesetzliche Verpflichtung oder sonstige Rechtsgrundlage besteht.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder auf Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern diese abgefragt wurde.

Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Bestimmungen bleiben unberührt.

Anfrage per E-Mail, Telefon oder Telefax

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter, sofern keine gesetzliche Verpflichtung oder sonstige Rechtsgrundlage besteht.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder auf Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern diese abgefragt wurde.

Die von Ihnen an uns per Kontaktanfragen übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

5. Nutzung der Moodle-Lernplattform

Zweck der Moodle-Lernplattform

Unsere Moodle-Lernplattform dient der Bereitstellung, Organisation und Durchführung digitaler Lernangebote. Über Moodle können insbesondere Kurse, Lernmaterialien, Aufgaben, Tests, Bewertungen, Kommunikationsfunktionen, Gruppenarbeiten, Feedbacks und organisatorische Informationen bereitgestellt werden.

Registrierung und Nutzerkonto

Für die Nutzung der Moodle-Lernplattform ist in der Regel ein persönliches Nutzerkonto erforderlich. Im Rahmen der Registrierung und Nutzerverwaltung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name und Vorname,
• Benutzername,
• E-Mail-Adresse,
• Passwort bzw. passwortbezogene Authentifizierungsdaten,
• Rollen und Berechtigungen,
• Kurs- und Gruppenzugehörigkeiten,
• Login-Zeitpunkte und Nutzungsaktivitäten.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Bereitstellung und Verwaltung des Nutzerkontos, zur Zuordnung zu Kursen, zur Durchführung der Lernangebote sowie zur Sicherstellung eines geordneten und sicheren Plattformbetriebs.

Rechtsgrundlage ist je nach Nutzungskontext Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder, sofern eine Einwilligung eingeholt wurde, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Kursaktivitäten, Aufgaben, Tests und Bewertungen

Innerhalb von Moodle können verschiedene Lernaktivitäten genutzt werden. Dazu gehören beispielsweise:

• Aufgaben und Datei-Uploads,
• Tests und Quizze,
• Foren, Kommentare und Beiträge,
• Abstimmungen und Feedbacks,
• Gruppenarbeiten, Wikis oder kollaborative Aktivitäten,
• Bewertungen, Feedback und Lernfortschrittsdaten.

Dabei werden die jeweiligen Eingaben, Abgaben, Bearbeitungsstände, Bewertungen, Ergebnisse und Zeitpunkte gespeichert. Lehrende, Kursverantwortliche und berechtigte Administratorinnen und Administratoren können diese Daten einsehen, soweit dies zur Durchführung, Betreuung, Bewertung oder Organisation des jeweiligen Kurses erforderlich ist.

Kommunikation innerhalb von Moodle

Moodle kann Funktionen zur Kommunikation bereitstellen, zum Beispiel Foren, Mitteilungen, Kommentare, Benachrichtigungen oder kursbezogene Nachrichten. Dabei werden Inhalte, Absenderinnen und Absender, Empfängerinnen und Empfänger sowie Zeitpunkte der Kommunikation verarbeitet.

Beiträge in Kursforen oder anderen Aktivitäten können je nach Kurseinstellung für andere Kursteilnehmende sichtbar sein.

Zugriffsberechtigungen innerhalb von Moodle

Zugriff auf personenbezogene Daten innerhalb von Moodle erhalten nur Personen, die diesen Zugriff zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Dazu gehören insbesondere Administratorinnen und Administratoren, Lehrende, Kursverantwortliche und gegebenenfalls betreuende Personen.

Kursteilnehmende können je nach Kursgestaltung bestimmte Daten anderer Teilnehmender sehen, insbesondere Namen, Profilangaben, Forenbeiträge, Gruppenbeiträge, Chatnachrichten oder gemeinsam bearbeitete Inhalte.

Die Zugriffsrechte werden rollenbasiert vergeben und regelmäßig überprüft.

Protokolldaten innerhalb von Moodle

Moodle protokolliert bestimmte Aktivitäten, um die Nutzung der Plattform nachvollziehen, technische Fehler analysieren, Lernaktivitäten darstellen und die Sicherheit der Plattform gewährleisten zu können. Dazu können insbesondere gehören:

• Login- und Logout-Zeitpunkte,
• aufgerufene Kurse, Seiten und Aktivitäten,
• Abgabe- und Bearbeitungszeitpunkte,
• IP-Adressen,
• Systemereignisse und Fehlermeldungen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Gewährleistung eines sicheren und funktionsfähigen Plattformbetriebs sowie gegebenenfalls auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. e DSGVO, soweit die Protokollierung für die Durchführung des jeweiligen Lernangebots erforderlich ist.

Moodle-Plugins und Zusatzfunktionen

In unserer Moodle-Instanz können zusätzliche Plugins und Aktivitäten eingesetzt werden. Diese können je nach Funktion weitere personenbezogene Daten verarbeiten, etwa Lernfortschritte, Bewertungen, Eingaben, Datei-Uploads, Kommunikationsinhalte oder technische Nutzungsdaten.

Wir prüfen eingesetzte Plugins vor der Nutzung auf Datenschutz, Zweckbindung, Datenminimierung und Erforderlichkeit. Plugins, die personenbezogene Daten an externe Anbieter übermitteln, werden in dieser Datenschutzerklärung gesondert benannt.

Nutzung der Moodle-App

Die Nutzung der offiziellen Moodle-App wird von uns derzeit nicht unterstützt. Die Moodle-Lernplattform ist über den Webbrowser zu nutzen.

Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Moodle kann Lernfortschritte, Bewertungen oder Aktivitätsdaten anzeigen. Diese Auswertungen dienen der Durchführung und Betreuung des Lernangebots und stellen keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung dar.

Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist erforderlich, um Moodle nutzen zu können. Ohne diese Daten können Nutzerkonto, Kurszugang, Lernaktivitäten oder Bewertungen nicht oder nur eingeschränkt bereitgestellt werden. Optionale Angaben sind entsprechend gekennzeichnet oder ergeben sich aus dem jeweiligen Nutzungskontext.

Speicherdauer bei Moodle

Personenbezogene Daten innerhalb von Moodle werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung der Lernangebote, für Nachweis-, Dokumentations- oder Aufbewahrungspflichten oder zur Sicherstellung des Plattformbetriebs erforderlich ist.

Konkrete Löschfristen:

• Nutzerkonten: Anonymisierung spätestens 12 Monate nach Ende der Nutzungsberechtigung.
• Kursdaten: Archivierung spätestens 6 Monate nach Kursende, sofern keine längeren Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Aufgaben, Abgaben und Bewertungen: Löschung nach Ablauf der jeweiligen Kurs-, Prüfungs- oder Nachweisfristen.
• Server-Log-Dateien: Löschung spätestens nach 30 Tagen, sofern keine sicherheitsrelevante Prüfung eine längere Speicherung erforderlich macht.
• Moodle-Protokolldaten: Löschung spätestens nach 180 Tagen, sofern sie nicht für Kurs-, Prüfungs- oder Sicherheitszwecke länger erforderlich sind.

6. Audio- und Videokonferenzen mit BigBlueButton

Datenverarbeitung bei Audio- und Videokonferenzen

Wir setzen innerhalb oder im Zusammenhang mit Moodle das Videokonferenzsystem BigBlueButton ein. BigBlueButton wird für digitale Lehrveranstaltungen, Online-Seminare, Besprechungen, virtuelle Gruppenräume und vergleichbare Kommunikationsformate genutzt.

BigBlueButton wird von uns auf einer bei Hetzner gehosteten Serverinfrastruktur in Deutschland betrieben. Eine Weitergabe personenbezogener Daten an einen externen BigBlueButton-Anbieter erfolgt nicht. Hetzner verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen des Hostings als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Wenn Sie an einer Audio- oder Videokonferenz teilnehmen, können personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Bei der Nutzung von BigBlueButton können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Name und Anzeigename der Teilnehmenden,
• technische Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse,
• Zeitpunkt des Beitritts und Verlassens einer Konferenz,
• Audio- und Videodaten, sofern Mikrofon oder Kamera aktiviert werden,
• Chatnachrichten,
• geteilte Bildschirminhalte,
• Beiträge über Whiteboard-, Umfrage- oder Präsentationsfunktionen,
• hochgeladene oder geteilte Dateien und Präsentationen,
• gegebenenfalls Aufzeichnungen, sofern diese Funktion ausdrücklich aktiviert und angekündigt wird.

Zweck und Rechtsgrundlagen

BigBlueButton wird eingesetzt, um digitale Lehrveranstaltungen, Online-Besprechungen, Schulungen, Beratungen oder sonstige kurs- und bildungsbezogene Kommunikationsformate durchzuführen.

Die Verarbeitung erfolgt je nach Kontext auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Nutzung zur Durchführung eines Vertrags oder Bildungsangebots erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO, soweit eine Aufgabe im öffentlichen Interesse wahrgenommen wird, oder auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effektiven digitalen Kommunikation und Durchführung von Lernangeboten.

Sofern eine Einwilligung eingeholt wird, insbesondere bei optionalen Funktionen oder Aufzeichnungen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Teilnahmefunktionen

Mikrofon, Kamera, Chat und Bildschirmfreigabe können je nach Veranstaltung freiwillig genutzt werden, sofern sie nicht für die konkrete Durchführung erforderlich sind. Teilnehmende können in der Regel selbst entscheiden, ob sie Kamera oder Mikrofon aktivieren.

Aufzeichnungen von Konferenzen

Aufzeichnungen von BigBlueButton-Konferenzen erfolgen nur, wenn sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind, vorab angekündigt wurden und eine geeignete Rechtsgrundlage besteht. Teilnehmende werden vor Beginn der Aufzeichnung über Zweck, Umfang, Zugriffsmöglichkeiten und Speicherdauer informiert.

Aufzeichnungen können Audio- und Videodaten, Chatnachrichten, Präsentationen, Bildschirmfreigaben, Whiteboard-Inhalte sowie Namen oder Anzeigenamen der Teilnehmenden enthalten.

Zugriff auf Aufzeichnungen erhalten nur berechtigte Personen, insbesondere Kursverantwortliche, Lehrende und Administratorinnen bzw. Administratoren, soweit dies für den jeweiligen Kurs- oder Veranstaltungszweck erforderlich ist.

Speicherfrist für BigBlueButton-Aufzeichnungen: bis zum Ende des jeweiligen Kurses / maximal 6 Monate.

Speicherdauer bei BigBlueButton

Daten aus BigBlueButton-Sitzungen werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung der jeweiligen Veranstaltung, technische Fehleranalyse, IT-Sicherheit oder gesetzliche Nachweispflichten erforderlich ist. Aufzeichnungen werden nur gespeichert, wenn sie ausdrücklich aktiviert wurden, und nach Ablauf der festgelegten Speicherfrist gelöscht.

7. Eingesetzte Plugins, Tools und externe Dienste

BigBlueButton

Wir nutzen BigBlueButton als Videokonferenzsystem. Details zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit BigBlueButton finden Sie im Abschnitt „Audio- und Videokonferenzen mit BigBlueButton“.

Weitere externe Dienste

Weitere externe Dienste, Plugins oder Tools, die personenbezogene Daten an Dritte übermitteln, werden nur eingesetzt, sofern sie für die Bereitstellung der Plattform erforderlich sind, eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht oder eine Einwilligung eingeholt wurde.

Aktuell eingesetzte weitere externe Dienste:

• keine

8. Kunden-, Vertrags- und Verwaltungsdaten

Verarbeitung von Kunden-, Vertrags- und Verwaltungsdaten

Wir erheben, verarbeiten und nutzen personenbezogene Kunden-, Vertrags- und Verwaltungsdaten zur Begründung, inhaltlichen Ausgestaltung und Durchführung unserer Vertrags- oder Nutzungsverhältnisse. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungs- oder Dokumentationspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Die erhobenen Daten werden nach Abschluss des Auftrags, Beendigung des Nutzungs- oder Vertragsverhältnisses und Ablauf der gegebenenfalls bestehenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht.

9. Technische und organisatorische Maßnahmen

Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Dazu gehören insbesondere:

• verschlüsselte Übertragung per HTTPS,
• rollenbasierte Zugriffsrechte,
• Zugriffsbeschränkungen für Administratorinnen, Administratoren und Lehrende,
• regelmäßige Updates der Moodle-Software,
• regelmäßige Updates der Server- und BigBlueButton-Komponenten,
• technische Absicherung des Servers,
• Sicherung und Überwachung des Systems,
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse,
• regelmäßige Prüfung der vergebenen Berechtigungen.

Backups

Zur Sicherstellung des Betriebs und zur Wiederherstellung im Falle technischer Störungen können Datensicherungen erstellt werden. Diese Backups enthalten gegebenenfalls personenbezogene Daten aus der Website, Moodle-Lernplattform und BigBlueButton.

Backups werden nur zu Sicherungs- und Wiederherstellungszwecken verwendet und nach Ablauf der festgelegten Speicherfrist gelöscht oder überschrieben.

Speicherfrist für Backups: 30 Tage.

10. Schlussbestimmungen

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich technische, organisatorische oder rechtliche Rahmenbedingungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf der Moodle-Lernplattform abrufbar.